Autenticaciones
A partir del Lunes, 7 de Mayo, 2012, la Oficina de la Secretaria del Estado usara un Nuevo formato para la Apostilla.
El propósito de una autenticación por nuestra oficina es para verificar a los gobiernos extranjeros, la valides de los funcionarios de Virginia. Dependiendo del país de destinación, la autenticación es, un Sello Grande o una Apostilla. La autenticación es solo para verificar que los Notarios de Virginia, los Secretarios de la Corte de Virginia, o los Secretarios de la Registraduria del Estado están listados en nuestro sistema y que ellos han notarizado o emitido el documento correctamente .
La Autenticación a nivel del estado no es requerida para ser usada dentro de los Estado Unidos o sus territorios. La Oficina de la Secretaria del Estado no regula que documentos son requeridos por los gobiernos extranjeros. Los documentos emitidos por el FBI deben ser autenticados por el Departamento de Estado de los E.U., no por la Secretaria del estado de Virginia.
Los documentos deben estar notarizados apropiadamente por un Notario de Virginia (según lo permitido por la ley) dentro de los últimos 12 meses antes de ser presentados a nuestra oficina para la autenticación. Si el documento no está apropiadamente notarizado por un Notario de Virginia, este será retornado para ser corregido/completado. Por favor revise las siguientes excepciones.
Excepciones-
Si su documento es:
- Un Certificado (vida, muerte, matrimonio o divorcio), el documento no puede ser notarizado y debe ser emitido por el Departamento de Salud-Oficina de Records Vitales dentro de los últimos 12 meses.
El certificado de Matrimonio emitido por la Corte del Circuito debe contener sello triple (triple seal).
- Un Record de la Corte, el documento no puede ser notarizado y debe ser emitido por una corte del Estado de Virginia dentro de los últimos 12 meses. Esta fecha debe estar reflejada en el documento, además de la firma del Secretario de la Corte y el sello.
- Emitido por la Cámara de Comercio, el documento debe ser expedido por el State Corporation Commission dentro de los últimos 12 meses.
Nuestra oficina no requiere que el documento sea traducido para ser autenticado.
Preguntas Frecuentes
Cómo debo preparar los documentos?
Antes de enviar los documentos a la Oficina de Autenticaciones, éstos deben contar con las firmas apropiadas (con firmas originales solamente) y /o certificados adjuntos. Todos los documentos deben ser enviados a la Oficina de Autenticaciones incluyendo una hoja con datos personales (PDF,71kb / Word 32kb) y la tarifa correspondiente.
Cuáles son los cobros?
El costo para la autenticación de los documentos es de $10.00 por documento, a nombre de la Secretaría del Estado (Secretary of the Commonwealth). Si hay varios documentos firmados por el mismo funcionario público (notario público, oficial de la corte, etc.), en la misma fecha para el mismo país; el costo será de $10.00 para el primer documento y $5.00 por cada documento adicional.
Puedo enviar los documentos por correo o necesito hacer cita?
De manera que podamos atender las solicitudes de nuestros clientes en forma oportuna, le pedimos que nos envíe los documentos por correo. Si los documentos son entregados en la oficina y recogidos mas tarde, el horario de atención se encuentra en la parte inferior. Asegúrese de incluir la hoja con sus datos personales y el pago correspondiente con todos los documentos.
Instrucciones para el envío
El tiempo general para retornar los documentos es de 5 días hábiles después de haberlo recibido. Por favor planee el envió de acuerdo a este tiempo. Incluya una hoja con su nombre, número telefónico, el país o la embajada donde el documento debe ir y un sobre prepagado de retorno con estampillas y la dirección para retornar los documentos. Documentos enviados sin el sobre para retornarlos serán devueltos por correo regular mediante la Oficina de Servicio postal a la persona que envió los documentos.
Secretary of the Commonwealth’s Office
Authentication Division
1111 East Broad Street, 1st Floor
Richmond , Va 23219
Instrucciones y horario para dejar los documentos en la oficina
Una hoja con su teléfono de contacto y acompañada de los documentos que deben ser autenticados. ***8:45 a.m. – 3:30 p. m. de Lunes a Viernes excepto por los días Estatales o Federales festivos.
Horario para recoger los documentos |
Día de entrega |
Hora |
Día para reecoger |
Hora |
Lunes – Viernes |
Antes de 10 a.m. – menos de 20 documentos |
El mismo dia |
A las 3:30 p.m. . |
Lunes – Viernes |
Antes de 10 a.m. - 21 documentos o menos |
El siguiente dia |
Despues de las 11 a.m. |
Lunes – Viernes |
Despues de 10 a.m. – menos de 20 documentos |
El siguiente dia |
Despues de las 11 a.m. |
Lunes – Viernes |
Despues de 10 a.m. - 21 documentos o menos |
El siguiente dia |
Llamar despues de las 11 a.m. |
Donde está localizada la oficina?
Nuestra oficina está localizada en el centro de Richmond en el 1111 East Broad Street, piso #1, Richmond, Va 23219 en el Edificio Patrick Henry Building, al frente del Hospital del MCV. La entrada al público está por la parte de atrás del edificio. Usted debe traer una identificación con foto para entrar al edificio.
Es la Apostilla lo mismo que Autenticar o Certificar?
Una Apostilla es una forma de Autenticación/Certificación para ser usada en países que firmaron la convención de la Haya (Hague Convention).
Por qué puede ser rechazado un documento?
Cada notario de Virginia ha tomado un juramento donde indica que tiene conocimiento de las reglamentaciones o directrices que debe seguir para autenticar algún documento. Un reconocimiento de un notario puede ser rechazado por una variedad de razones, incluídas pero no limitadas a:
- No tener el reconocimiento apropiado en cada documento presentado (la descripción del acto notarial debe reflejar lo que está ante el notario, ej. una firma o una verdadera copia de un original, etc.);
- El Estado y la Ciudad/Condado donde el documento está siendo autenticado no está indicado;
- El número de Registro del notario no está o es incorrecto;
- La fecha de expiración del Registro del notario no está o es incorrecta;
- El sello del notario no está o es incorrecto;
- El notario no firmó el documento autenticado;
- La fecha de emisión del documento tiene más de 1 año de haber sido emitido;
- El documento no tiene fecha; y
- El reconocimiento por parte del notario tiene que estar en Inglés.
Para evitar demoras en el proceso, asegúrese de revisar todos los documentos antes de presentarlos a la Secretaría del Estado y verificar que la información sea la correcta.
Cómo puedo obtener un Registro Civil (Certificado de Nacimiento, Defunción, Matrimonio o Divorcio) autenticado?
Para que su documento sea autenticado, éste debe ser emitido por el Departamento de Registro Civil de Virginia (Vital Records) en los últimos 12 meses. Para información sobre cómo obtener una copia de nacimiento, defunción, matrimonio o divorcio, llame a Vital Records al (804) 662-6200. Los documentos de la Oficina de Registro Civil (Vital Records) sólo pueden ser firmados por un Registrador del Estado, o por un suplente de éste. La ley de Virginia prohíbe autenticar cualquier documento de la Oficina de Vital Records (originales o copias certificadas).
El certificado de matrimonio también puede ser obtenido de la Corte del Circuito de la ciudad/ condado donde se registró el matrimonio. El documento en blanco y negro debe estar acompañado de una página con un Sello Triple, también llamado autenticación de datos del registro. Esta es una hoja adicional de papel de la Corte con sellos y firmas del Secretario del Tribunal y el Juez de la Corte. Esta página adicional debe adjuntarse al documento antes de presentarlo a esta oficina.
Un Certificado de Defunción emitido por el Departamento de Salud (copia en blanco y negro), puede ser p0resentado para autenticar si la muerte se ha producido dentro de las cuatro semanas de la fecha del proceso de autenticación. Después de este tiempo, el certificado debe ser emitido a través de la Oficina de Registro Civil (Vital Records).
Cómo puedo autenticar documentos de la empresa (ex. Certificados de la Compañía)?
Póngase en contacto con la oficina de State Corporation Comission al 804-371-9733 y solicite el documento. Después envíe el documento, la hoja con su información personal, el dinero y un sobre prepagado a la Secretary of the Commonwealth para ser autenticado. Los documentos emitidos por State Corporation Comision no necesitan estar notariados.
Puede usted autenticar o certificar con apostilla certificados de nacimiento, defunción, matrimonio o divorcio de otro Estado o País?
NO. Nosotros sólo autenticamos documentos emitidos por el Departamento de Registro Civil (Vital Records) del Estado de Virginia.
Puede usted autenticar o certificar con apostilla documentos firmados por un Notario o Secretario de la corte de otro Estado que no sea Virginia?
NO. Nosotros sólo autenticamos documentos firmados por Notarios y funcionarios de la Corte del Estado de Virginia.
Cuáles son los requisitos para sobres de correo urgente?
- La oficina de la Secretaria del Estado tiene un horario para los documentos recibidos por las oficinas de FedEx y UPS, así como para los sobres recibidos por “UPS Ground”.
- Si usted desea utilizar “FedEx ground”, usted debe proporcionar una etiqueta de prepago por computador (la etiqueta no puede estar escrita a mano). Cuando los documentos estén procesados, nosotros contactaremos a FedEx Ground para que los recoja.
- De cualquier manera que elija enviar el documento (por tierra o aire) usted debe enviar un sobre (prepagado) con estampilla y su dirección.
- Si usted no envía una etiqueta prepagada, el documento será enviado por correo regular.
Por qué la oficina de la Secretaria del Estado anexa la apostilla con grapa en el documento?
Una Comisión especial se reunió desde el 28 de Octubre al 4 de Noviembre del 2003 para discutir muchos temas relacionados con el funcionamiento práctico de la Haya en relación con la Apostilla, las pruebas y los convenios de servicios. Los requisitos formales de la Apostilla se discutieron y la Comisión Especial llegó a la conclusión que hay una variedad de medios para colocar la Apostilla en un documento público. Estos medios pueden incluir sello de goma, pegamento (varios colores, cintas, sellos de cera, sellos impresos, etiquetas autoadhesivas, anillos, grapas, etc. Cabe señalar de que todos estos medios son aceptados en virtud del Convenio, y que, por lo tanto, estas variaciones no pueden servir de base para el rechazo de las Apostillas. Virginia ha elegido el método básico de colocación de la Apostilla con grapa en el documento.
Ustedes autentican documentos que sean notarizados por un Notario Electrónico (eNotary)?
Actualmente nosotros no podemos autenticar documentos con Apostilla o el Gran Sello.
Para mayor información/dirección de envió:
Maria Ochoa - (804) 692-0114
Martha Olave - (804) 692-2536
Office of the Secretary of the Commonwealth
1111 East Broad Street, 1st. Floor
Richmond, Virginia 23219
