A partir  del  Lunes, 7 de Mayo, 2012, la Oficina de la Secretaria del Estado usara un Nuevo  formato para la Apostilla.

El propósito  de una  autenticación por nuestra oficina  es para verificar  a los gobiernos  extranjeros,  la valides de los funcionarios de  Virginia.   Dependiendo del país de destinación, la autenticación   es, un   Sello Grande o  una Apostilla. La autenticación  es solo para   verificar que los  Notarios  de Virginia, los Secretarios de la Corte  de Virginia,  o los Secretarios de la Registraduria del Estado  están  listados en nuestro sistema  y que ellos  han notarizado o emitido el  documento correctamente .

La Autenticación a nivel del  estado no es requerida para ser usada  dentro de los Estado Unidos o sus  territorios. La Oficina de la Secretaria  del Estado  no regula que  documentos son requeridos  por los gobiernos  extranjeros. Los  documentos emitidos por  el FBI  deben ser autenticados   por  el Departamento de Estado de los E.U., no por la Secretaria del  estado de Virginia.

Los documentos  deben  estar notarizados apropiadamente  por un Notario de Virginia (según lo  permitido por la ley) dentro de los últimos  12  meses antes  de ser presentados a nuestra oficina  para la autenticación.  Si  el documento no está apropiadamente  notarizado por un Notario de  Virginia, este será retornado para ser corregido/completado. Por favor revise  las siguientes excepciones.

Excepciones- 

 Si su documento es:

 
• Un  Certificado (vida,  muerte, matrimonio o divorcio), el documento no puede ser notarizado y debe ser  emitido por  el  Departamento de Salud-Oficina de Records Vitales  dentro de los  últimos 12 meses.
      El certificado de  Matrimonio emitido por la Corte del Circuito debe contener  sello  triple (triple seal).
 
• Un Record de la Corte, el  documento no puede ser notarizado y debe ser emitido  por  una corte  del Estado de Virginia dentro de los últimos 12 meses. Esta fecha debe  estar reflejada  en el documento, además de la firma  del Secretario  de la Corte y el sello.
 
• Emitido por  la Cámara de  Comercio, el documento debe ser expedido por el State Corporation Commission dentro de los últimos 12 meses.

Nuestra oficina no  requiere que el documento sea traducido para ser autenticado.

Preguntas  Frecuentes

Cómo  debo preparar los documentos?

Antes de  enviar los documentos a la Oficina de Autenticaciones,  éstos deben contar con las firmas apropiadas (con  firmas originales solamente) y /o   certificados adjuntos.  Todos los  documentos deben ser enviados  a la  Oficina  de Autenticaciones  incluyendo una hoja  con datos personales (PDF,71kb / Word 32kb) y  la tarifa correspondiente.

Cuáles  son los cobros?

El costo  para la autenticación de los documentos es de $10.00 por documento, a nombre de  la Secretaría del Estado (Secretary of the Commonwealth). Si hay varios  documentos  firmados por  el   mismo funcionario público (notario público, oficial de la corte, etc.),  en la  misma fecha para el  mismo país; el costo será de $10.00 para el primer documento y $5.00  por cada documento adicional.

Puedo  enviar los documentos por correo  o  necesito hacer  cita?

De manera  que podamos atender las solicitudes de nuestros clientes en forma oportuna, le  pedimos que nos envíe los documentos por correo.  Si los documentos  son entregados en la oficina y recogidos mas  tarde,  el horario de atención se  encuentra en la parte inferior.   Asegúrese de incluir la hoja con sus datos personales y el pago  correspondiente con todos los documentos.

Instrucciones  para el envío

El tiempo  general para retornar los documentos es   de 5  días hábiles después de  haberlo recibido.  Por favor planee el  envió de acuerdo a este tiempo.   Incluya  una hoja con  su nombre, número telefónico, el país o la  embajada donde el documento debe ir  y un  sobre prepagado de retorno con estampillas y la dirección para retornar los  documentos. Documentos enviados sin el sobre para retornarlos  serán devueltos  por correo regular  mediante la Oficina  de Servicio postal a la persona que envió los  documentos.

Secretary  of the Commonwealth’s Office
  Authentication Division
1111 East Broad Street, 1st Floor
Richmond , Va 23219

Instrucciones  y horario para  dejar los documentos  en la oficina

Una hoja  con su   teléfono de contacto y acompañada de los documentos que deben ser  autenticados. ***8:45 a.m. – 3:30 p. m.  de  Lunes a Viernes excepto por  los días  Estatales o Federales festivos. 
 

Donde está localizada la oficina?

Nuestra oficina está localizada  en el centro de Richmond  en  el  1111 East Broad  Street,  piso #1, Richmond, Va 23219  en el Edificio Patrick Henry  Building,   al frente del  Hospital del MCV.  La entrada al público está por la parte de atrás del edificio. Usted debe traer  una identificación  con foto para  entrar al edificio.

Es la Apostilla lo mismo que Autenticar o Certificar?

Una Apostilla es una forma  de Autenticación/Certificación para ser usada  en países que  firmaron la convención de  la Haya (Hague Convention).

Por qué puede ser  rechazado un documento? 

Cada notario de  Virginia ha tomado un juramento donde indica   que tiene conocimiento de las   reglamentaciones o directrices   que debe seguir para autenticar algún documento. Un  reconocimiento de un  notario puede ser rechazado por una variedad  de razones,  incluídas pero no limitadas  a:

 
1. No tener  el reconocimiento apropiado en cada documento  presentado  (la descripción del acto  notarial  debe reflejar lo que está ante  el notario, ej.  una firma o una  verdadera copia de un original, etc.);
 
2. El Estado y la Ciudad/Condado  donde el documento está siendo autenticado no  está indicado;
 
3. El número de Registro del notario no  está  o es incorrecto;
 
4.  La fecha de expiración del Registro del  notario no está o es incorrecta;
 
5. El sello del notario no está o es  incorrecto;
 
6. El notario no firmó el documento  autenticado;
 
7. La fecha de emisión del documento  tiene más de 1 año  de haber sido  emitido;
 
8. El documento no tiene fecha; y
 
9. El reconocimiento  por parte del notario tiene que estar  en Inglés.

Para evitar  demoras  en el proceso, asegúrese  de revisar todos los documentos antes de  presentarlos a la Secretaría del Estado   y verificar que la información   sea la correcta.

 Cómo puedo obtener  un Registro Civil (Certificado  de  Nacimiento, Defunción,  Matrimonio  o Divorcio) autenticado?

Para que su documento  sea autenticado, éste debe ser emitido por   el  Departamento de Registro  Civil  de Virginia (Vital Records)  en los últimos 12 meses. Para información  sobre cómo obtener una copia de nacimiento, defunción, matrimonio o divorcio,  llame a Vital Records al (804) 662-6200. Los documentos  de la Oficina de Registro Civil (Vital  Records) sólo pueden ser firmados por un   Registrador del Estado,  o por un  suplente de éste. La ley de Virginia prohíbe autenticar cualquier documento de  la Oficina de  Vital Records (originales  o copias certificadas).

El certificado de  matrimonio también puede ser obtenido  de  la Corte del Circuito de la ciudad/ condado donde se registró el matrimonio. El  documento en blanco y negro  debe estar  acompañado  de una página con  un Sello Triple, también llamado  autenticación de datos del registro. Esta es una hoja adicional de papel de la  Corte con  sellos y firmas del  Secretario del Tribunal y el Juez de la  Corte. Esta página adicional debe adjuntarse al documento antes de presentarlo  a esta oficina.

Un Certificado de  Defunción  emitido  por el Departamento de Salud (copia en blanco  y negro), puede ser p0resentado para autenticar si la muerte se ha  producido  dentro de las cuatro semanas de  la fecha del proceso de autenticación.   Después de este tiempo, el certificado debe ser emitido a través de la  Oficina de Registro Civil (Vital Records).

Cómo puedo autenticar documentos de la  empresa (ex. Certificados de la Compañía)?

Póngase en contacto  con la oficina de State Corporation Comission   al 804-371-9733  y  solicite   el documento.  Después envíe el  documento, la hoja con su información personal, el dinero y un sobre prepagado  a la  Secretary of the Commonwealth para  ser autenticado. Los documentos emitidos por State Corporation Comision no  necesitan estar notariados.

Puede usted  autenticar o certificar  con  apostilla  certificados de nacimiento,  defunción, matrimonio o divorcio de otro Estado o País?

NO. Nosotros sólo  autenticamos  documentos emitidos por el  Departamento de Registro Civil (Vital Records) del Estado de Virginia.

Puede usted  autenticar o certificar  con  apostilla  documentos firmados por un  Notario o Secretario de la corte de otro Estado que no sea Virginia?

NO. Nosotros sólo autenticamos  documentos  firmados  por Notarios   y funcionarios de la Corte del Estado de Virginia.

Cuáles son los  requisitos para  sobres de correo  urgente?

 
1. La   oficina de la Secretaria del Estado tiene  un horario para los documentos recibidos por  las oficinas de FedEx y UPS, así como para los sobres recibidos por “UPS  Ground”.
 
2. Si usted desea utilizar “FedEx  ground”, usted  debe proporcionar una etiqueta  de prepago por computador (la etiqueta no puede estar escrita a mano). Cuando  los documentos estén procesados, nosotros contactaremos  a FedEx  Ground para que los recoja.
 
3. De cualquier manera que elija  enviar el documento (por tierra o aire) usted  debe enviar un sobre (prepagado) con estampilla y su dirección.
 
4. Si usted  no envía una etiqueta prepagada, el documento  será enviado por correo regular.

 Por qué la oficina de la Secretaria  del Estado  anexa  la apostilla   con grapa en el documento? 

Una Comisión especial  se reunió desde el 28 de Octubre al 4 de Noviembre  del 2003 para discutir muchos temas relacionados  con el funcionamiento práctico de la Haya en relación con la Apostilla, las  pruebas y los convenios de servicios. Los requisitos formales de la Apostilla  se discutieron y  la Comisión Especial  llegó a la conclusión que hay una variedad de medios para colocar la  Apostilla  en un documento público. Estos  medios  pueden incluir sello de goma,  pegamento (varios colores, cintas, sellos de cera, sellos impresos, etiquetas  autoadhesivas, anillos, grapas, etc.   Cabe señalar de que todos estos medios son  aceptados en virtud del Convenio, y que, por  lo tanto, estas variaciones no pueden servir de base para  el rechazo de las Apostillas. Virginia ha  elegido  el método básico de colocación  de la Apostilla con grapa en el documento.

 Ustedes autentican documentos que sean notarizados  por un Notario Electrónico (eNotary)? 

Actualmente nosotros   no podemos  autenticar documentos con Apostilla  o   el  Gran Sello.

Para mayor  información/dirección de envió:
Maria Ochoa - (804) 692-0114
Martha Olave - (804) 692-2536
Office  of the Secretary of the  Commonwealth
1111 East Broad Street, 1st. Floor
Richmond,  Virginia  23219
804-692-0114